Open space : comment bien zoner son espace pour améliorer la productivité de vos équipes ?
Introduction
Depuis plusieurs années, les entreprises ont largement adopté l’open space afin de favoriser les échanges et d’optimiser leurs surfaces de bureaux.
Cependant, un open space performant ne consiste pas à regrouper tous les collaborateurs dans un même espace. Chaque journée de travail alterne différents usages : concentration individuelle, réunions, appels téléphoniques, échanges rapides ou moments de pause.
Selon l’article Parlons RH : 94 % trouvent importante la présence d’équipements favorisant le bien-être et l’ergonomie au sein de leur espace de travail.
L’organisation de l’espace devient donc un véritable enjeu de performance. Bien zoner un open space permet de créer des environnements adaptés aux usages, de limiter les nuisances et d’améliorer le confort quotidien des équipes.
Le zoning d’un open space : qu’est-ce que c’est exactement ?
Le zoning consiste à diviser un espace de travail en plusieurs zones distinctes, chacune pensée pour répondre à un besoin spécifique.
L’objectif n’est pas de cloisonner les équipes ou de réduire la collaboration. Au contraire, un bon zoning permet de donner à chaque activité l’espace dont elle a besoin.
Un collaborateur ne réalise pas les mêmes tâches tout au long de sa journée. Il peut avoir besoin :
- d’un moment de concentration pour travailler sur un dossier ;
- d’un espace pour passer un appel ;
- d’une zone pour collaborer avec ses collègues ;
- d’un lieu plus informel pour échanger ou faire une pause.
Lorsque tous ces usages cohabitent au même endroit, les conflits d’usage apparaissent : bruit, manque d’intimité, perte de concentration.
Le rôle du zoning est justement de créer un équilibre entre collaboration et concentration.
Pourquoi le zoning influence directement la productivité des équipes ?
L’aménagement d’un open space a un impact direct sur la manière dont les collaborateurs travaillent.
Un espace non structuré peut générer des interruptions permanentes. Les conversations, les appels téléphoniques ou les déplacements deviennent des sources de distraction qui diminuent la capacité de concentration.
À l’inverse, une organisation réfléchie de l’espace permet de :
- réduire les interruptions ;
- améliorer le confort acoustique ;
- favoriser la concentration ;
- encourager les échanges lorsqu’ils sont nécessaires ;
- améliorer l’expérience collaborateur.
Un bon aménagement des zones d’un open space contribue donc directement à la productivité des équipes.
Première étape : analyser les usages avant d’aménager l’espace
La première erreur lors de l’aménagement d’un open space consiste à commencer par choisir le mobilier.
Avant de sélectionner des bureaux, des fauteuils ou des solutions acoustiques, il est indispensable de comprendre comment les collaborateurs utilisent réellement l’espace.
Une analyse des usages doit prendre en compte plusieurs éléments :
- le nombre de collaborateurs présents quotidiennement ;
- les différents métiers et leurs besoins ;
- la fréquence des réunions et des appels ;
- le niveau de confidentialité nécessaire ;
- les habitudes de travail et les flux de circulation.
Cette phase d’observation permet de construire un zoning adapté aux besoins réels de l’entreprise.
Deux entreprises ayant le même nombre de salariés n’auront pas forcément besoin de la même organisation.
Wilup vous accompagne sur chacune des étapes de votre projet y compris sur cette phase d’observation en interrogeant vos collaborateurs.
Les différentes zones indispensables dans un open space performant
Un open space moderne repose généralement sur une combinaison de plusieurs espaces complémentaires.
- Les zones de concentration
Ces espaces sont destinés aux tâches nécessitant du calme et une forte attention.
Ils peuvent être composés :
- de postes de travail protégés par des écrans de séparation ;
- de zones isolées acoustiquement ;
- de cabines acoustiques pour les tâches nécessitant une grande confidentialité.
L’objectif est de limiter les interruptions et d’améliorer la concentration.
- Les espaces collaboratifs
Les échanges informels sont essentiels à la vie d’une entreprise.
Des espaces dédiés permettent aux équipes de se réunir rapidement sans déranger l’ensemble de l’open space.
Ils peuvent prendre différentes formes :
Ces espaces favorisent la communication et l’intelligence collective.
- Les zones d’appel et de visioconférence
Avec le développement du travail hybride, les appels et les réunions en ligne se multiplient.
Sans espace dédié, ces usages deviennent rapidement une source importante de bruit.
Les cabines acoustiques ou les phone box permettent aux collaborateurs de passer leurs appels en toute confidentialité tout en préservant le calme de l’open space.
- Les espaces de pause et de convivialité
La performance d’une équipe ne dépend pas uniquement du temps passé devant un écran.
Les espaces de détente, cafétérias ou zones informelles jouent un rôle important dans la récupération, les échanges spontanés et la cohésion d’équipe.
Ces espaces doivent être intégrés dès la conception du zoning afin d’éviter qu’ils empiètent sur les zones nécessitant du calme.
Comment matérialiser les différentes zones sans fermer les espaces ?
Créer des zones dans un open space ne signifie pas nécessairement construire des cloisons.
De nombreuses solutions permettent de structurer l’espace tout en conservant une sensation d’ouverture :
- mobilier acoustique ;
- écrans de séparation ;
- panneaux acoustiques ;
- cabines acoustiques ;
- bibliothèques et rangements séparatifs ;
- variations de mobilier, de couleurs ou d’éclairage ;
- végétalisation des espaces.
Il est également intéressant de varier les formes du mobilier afin de rompre avec l’alignement traditionnel des bureaux. Par exemple, alterner des bureaux rectangulaires avec des bureaux en demi-cercle, des tables rondes ou des îlots collaboratifs permet de créer des espaces aux usages différenciés. Cette diversité favorise les échanges, apporte du rythme à l’aménagement et contribue à rendre les espaces de travail plus accueillants et fonctionnels.
Ces différents éléments permettent de créer des frontières visuelles et acoustiques tout en conservant la flexibilité et la convivialité de l’open space.
Le rôle du bureau d’études dans la création d’un zoning efficace
Un zoning réussi repose sur une analyse approfondie de l’entreprise, de ses modes de fonctionnement et des usages réels des collaborateurs.
Le rôle du bureau d’études est de traduire ces besoins en solutions concrètes : implantation des postes de travail, organisation des flux de circulation, création de zones adaptées aux différents usages, choix du mobilier et intégration de solutions acoustiques.
Notre bureau d’études intégré accompagne les entreprises dès les premières phases de réflexion. Cette approche permet de proposer un aménagement cohérent, pensé dans sa globalité et adapté aux contraintes techniques, esthétiques et fonctionnelles de chaque projet.
Le principal avantage pour l’entreprise est de bénéficier d’un interlocuteur unique tout au long du projet : de l’analyse des besoins à la conception des plans d’aménagement, jusqu’au choix, à la fourniture et à l’installation du mobilier.
L’objectif n’est pas d’ajouter davantage de mobilier, mais de créer le bon équilibre entre les espaces, en proposant la bonne solution au bon endroit, pour le bon usage.
Le zoning consiste à organiser un open space en plusieurs espaces dédiés à différents usages : concentration, collaboration, appels téléphoniques ou moments de pause.
Créer plusieurs zones permet de limiter les conflits d’usage, réduire le bruit et offrir aux collaborateurs un environnement adapté à chaque tâche.
La productivité s’améliore grâce à une meilleure organisation de l’espace, une réduction des nuisances sonores et la création de zones adaptées aux différents besoins des équipes.
Le mobilier acoustique, les écrans de séparation, les cabines acoustiques, les bibliothèques ou encore la végétalisation permettent de structurer un open space sans le fermer.
Un bureau d’études permet d’analyser les usages, de concevoir un zoning cohérent et d’optimiser l’organisation des espaces selon les besoins de l’entreprise.
Conclusion
Un open space performant ne se mesure pas uniquement au nombre de postes de travail installés. Sa réussite repose avant tout sur sa capacité à répondre aux différentes façons de travailler des collaborateurs.
Analyser les usages, comprendre les besoins et créer des zones dédiées à la concentration, à la collaboration ou aux échanges informels permet de concevoir des espaces plus confortables et plus productifs.
Le zoning est aujourd’hui une étape essentielle de tout projet d’aménagement de bureau. Bien pensé, il transforme l’open space en un véritable outil au service de la performance collective et du bien-être des équipes.